كيفية كتابة مراجعة الوظيفة هي ما سنتعرف عليه في هذه المقالة لأن بعض الأشخاص يجدون صعوبة في كتابة مراجعة وظيفية في الشركة أو المؤسسة التي يعملون بها وبالتالي يمكن أن يكون لها تأثير سلبي عليهم في العمل. وسوف يزود الزوار الكرام بتفاصيل حول تعريف الشهادة الوظيفية وكيفية كتابة الشهادة الوظيفية وأهميتها ، بصرف النظر عن تفاصيل خطوات كتابة الشهادة الوظيفية والتعرف على خصائص هذه الشهادة.
ما هو الجدول الزمني
تقرير العمل هو أحد الأساليب المستخدمة للتواصل بين الوحدات الإدارية داخل نفس المنظمة ، ويمكن أن تكون تقارير العمل مكتوبة أو شفهية ، وتتميز التقارير بالفعالية في ربط أجزاء مختلفة من مؤسسة أو شركة. ودائماً ما تحب الإدارات العليا في الشركات استخدام تقارير الوظائف للوصول إلى الأدوات والمعلومات والحقائق التي تساعد على متابعة سير العمل بالتفصيل دون عقبات وعقبات ، ومن خلال هذه التقارير يمكن التحقق من الإنجازات التي حققها الموظفون. داخل الشركة ومعرفة حجمها ونطاق تأثيرها ومعرفة توافقها مع الخطة الشاملة للشركة ، تساعد التقارير الجميع في الحصول على معلومات كافية عن الوحدات والأماكن المختلفة داخل الشركة أو المؤسسة ، وبالتالي إمكانية إصدار الأحكام بشأن العمل وسريته وجدواه وتنفيذ أوامر وطلبات الموظفين.
كيف تكتب تقرير الأعمال
لكتابة تقرير عمل جيد وشامل ، يجب اتباع خطوات معينة لأن التقرير يجب أن يتضمن الإيجابيات المختلفة التي حدثت أثناء العمل والنتائج المحققة ، وسيتم تقديم خطوات كتابة تقرير العمل بطريقة بسيطة وواضحة:
تحديد الغرض من تقرير العمل وموضوعه
تعتبر هذه الخطوة من أهم خطوات كتابة مراجعة وظيفية ، حيث يتم تحديد الغرض من المراجعة وبالتالي الموضوع المراد تغطيته ، ويتم الإعلان عنها بناءً على طلب مدير مكان العمل كتابة المراجعة ، وذلك بسبب يوضح موضوع التقرير والغرض منه ، وإذا كان الشخص يكافح بصعوبة في معرفة الغرض ، فيجب البحث عن أهداف كتابة التقرير مباشرة من المدير لتحقيق ما هو مطلوب ومراقبة التقدم في كتابة تقرير يختلف باختلاف للأهداف والموضوعات التي يتم تناولها.
التخطيط والاستعداد لكتابة تقرير
قبل البدء في كتابة تقرير وظيفي لا بد من التحضير لكتابته ، لذلك عليك مراعاة العديد من النقاط وأهمها سيتم سردها على النحو التالي:
- كتابة ملخص التقرير: بحيث يحتوي الملخص على ملخص للموضوع الذي سيغطيه التقرير وتكون المعلومات واضحة ولها أهداف واضحة.
- ضع الملخص في الاعتبار: لا ينبغي إهمال الملخص أثناء كتابة التقرير حتى يكون الكاتب على دراية مستمرة بكيفية وماذا يكتب ومن الذي يكتب التقرير ويكون متيقظًا للتركيز على المعلومات المهمة في التقرير. التقارير.
اختر الطريقة المناسبة لكتابة تقرير الوظيفة
بعد معرفة الأهداف والموضوع لا بد من اختيار طريقة مناسبة للتقرير بحيث تكون مناسبة للمعلومات الواردة فيه ولمن سيقدم التقرير مثل اختيار نوع التقرير. نبرة الكلام وطريقة التحدث ، وفي هذه الحالة يجب أن تكون على دراية جيدة بالشخص الذي سيقدم له التقرير ، والأشياء التي يجب التأكد منها عند فحص طريقة كتابة التقرير تشمل ما يلي ؛
- يجب أن يعرف كاتب التقرير القراء الذين يخاطبهم من خلال التقرير.
- يريد المؤلف أن تكون رسالته مفيدة وذات صلة بمختلف الأشخاص الذين سيقرؤونها.
- يجب توضيح المعلومات المختلفة الواردة في التقرير ، مهما بدت بسيطة.
- وتجدر الإشارة إلى أن التقرير موجه لفئة معينة من الناس ، حتى لا يضيع الغرض منه ولا يتم تناوله من قبل غير المعنيين.
انتبه لأسلوب الكتابة
عند كتابة تقرير وظيفي يجب عليك استخدام لغة بسيطة وواضحة والاعتماد على كلمات دقيقة ومفصلة لجعل النص يبدو بسيطًا ومفهومًا وواضحًا ، ويجب عليك اللجوء إلى الجمل القصيرة وتجنب التعبيرات الفنية ، وإذا اضطر الكاتب إلى ذلك. ذكر بعض المصطلحات التي تحتاج إلى شرح ، يجب استبدال المصطلحات بكلمات مبسطة قدر الإمكان ، ويجب مراعاة القواعد اللغوية والتهجئة وعلامات الترقيم وما إلى ذلك.
اجمع المعلومات لتقرير العمل
بعد اعتماد أسلوب الكتابة لا بد من البدء بجمع المعلومات للتقرير لأن الكاتب يجمع المعلومات من مصادر مختلفة من خلال البحث والتحقيق سواء في الكتب أو بالتفتيش المباشر على الشركة أو عن طريق مقابلة الأفراد وأخذ المعلومات منهم ، و يجب إرفاق الأوراق والمستندات المختلفة التي تم جمعها أثناء كتابة التقرير والمشار إليها في التقرير لتأكيد المعلومات. تتضمن المعلومات التي لا ينبغي إغفالها عند كتابة تقرير وظيفي ما يلي:
- الرسوم البيانية.
- استبيانات.
- بعض آراء الخبراء والعملاء في المقابلات التي أجريتها معهم.
- بيانات توضيحية.
- الإحصاء.
- الدراسة والبحث.
- معلومات مالية.
كتابة تقرير وفق هيكل معين
لكي يكون تقرير الوظيفة كاملاً ودقيقًا ومقبولًا ، يجب أن يتضمن العديد من الأجزاء المهمة. لهذا السبب تحتاج إلى الاهتمام بهيكل تقرير الملخص. فيما يلي أهم الأجزاء التي يتكون منها تقرير العمل:
- صفحة الغلاف: هي الصفحة الأولى من التقرير ويجب أن تحتوي على عنوان يوضح محتوى التقرير واسم الكاتب ووظيفته والشخص الموجه إليه التقرير وتاريخ كتابته.
- الملخص التنفيذي: يلخص الملخص التنفيذي المعلومات المختلفة الواردة في التقرير بطريقة موجزة وسريعة ، بصرف النظر عن عرض الأهداف والنتائج المرجوة من التقرير.
- جدول المحتويات: هو جدول يعرض أجزاء الرسالة ، ويقدم لمحة موجزة عن أجزاء الرسالة ومحتواها.
- المقدمة: يجب أن تكون المقدمة في بداية التقرير وأن تحتوي على عرض سريع لأهمية التقرير الذي يحدد القضايا التي يسعى التقرير لاستكشافها.
- المناقشة: وهو الجزء الأهم في التقرير والجزء الذي يحتوي على معظم المعلومات والحقائق ، فهو يناقش المشاكل ويذكر الاقتراحات والأشياء الأخرى التي تدور حول الموضوع الرئيسي للتقرير.
- النتائج: ويختتم بما تمت مناقشته في التقرير وما إذا كانت أهداف التقرير ناجحة أم لا.
- التوصيات: هذه هي نفس الاقتراحات التي يجب أن يقدمها التقرير كحلول متاحة للتخلص من المشكلات التي نوقشت في التقرير.
- المراجع: يحتوي هذا القسم على مختلف المصادر والمراجع التي تم الاعتماد عليها في تجميع المعلومات والحقائق الواردة في التقرير.
نموذج لكتابة تقرير وظيفي
قد يحتاج بعض الأشخاص إلى نموذج تقرير عمل بسيط للبناء عليه بسرعة حيث يجب أن يغطي النقاط المختلفة المذكورة سابقًا وما يلي هو نموذج تقرير مشكلة العمل أو ما شابه:
شركة: __________________
مدير: __________________
بعد التحيات الطيبة نود إعلامكم بما يلي:
تم إرفاق المستندات المطلوبة بالتقرير وتم تقديمها إليك.
أرجو أن تتقبلوا خالص تقديري واحترامي.
مقدمة: __________________
عمل: ________________________________________
تاريخ: __________________
ما هي أنواع التقارير
لا يوجد تصنيف عالمي محدد يحدد أنواع الرسائل ، ولكن هناك بعض أنواع الرسائل الشائعة التي تستخدم عادة في عمليات دراسة الرسائل المختلفة المستخدمة في الواقع:
- التقرير الرسمي: إنه منظم للغاية ، ويركز على النظام والحيادية ، ويحتوي على الكثير من التفاصيل ويتبع نمط كتابة محدد.
- تقرير غير رسمي: يتكون من فقرات مشابهة للتقارير القصيرة ومكتوب بلغة بسيطة ومشتركة قريبة من لغة الحياة اليومية.
- رسالة طويلة: إنها رسالة أكثر رسمية ، لكن لا يوجد معيار يحدد بدقة الرسالة الطويلة.
- رسالة قصيرة: رسالة تتكون من صفحة واحدة أو أكثر وتكون غير رسمية إلى حد ما.
- تقرير المعلومات: هو تقرير يحتوي عادة على معلومات مهمة وواضحة وهو تقرير سنوي يتم من خلاله نقل المعلومات بين أقسام الشركة.
- تقرير تحليلي: يهدف هذا التقرير إلى دراسة مشكلة معينة ومحاولة إيجاد الحلول المقترحة لها.
- تقرير الاقتراح: هو أحد أنواع التقارير التي تهدف إلى إيجاد حل لمشكلة معينة ووضع خطة لدراسة المشاكل ووضع الحلول المناسبة لها.
- رسالة مصاحبة: هي رسالة مكتوبة لغرض النقل بين الموظفين في نفس القسم أو الوحدة الإدارية داخل شركة أو مؤسسة أو داخل الوحدات الإدارية.
- الرسالة العمودية: هذه رسالة تنتقل من الموظفين إلى المديرين أو من المديرين إلى الموظفين ويعتمد تصنيفها على حركة اتجاه الرسالة نفسها.
- الرسالة الداخلية: وهي الرسالة التي يتم تبادلها داخل الشركة نفسها.
- رسالة خارجية: هذه رسالة تخرج خارج الشركة.
- التقرير الدوري: هو تقرير يصدر بانتظام في تاريخ معين.
- تقرير وظيفي: يتضمن هذا النوع العديد من التقارير التي تم تسميتها بعد الغرض الأساسي منها ، بما في ذلك: التقارير المالية وتقارير التسويق والتقارير المحاسبية وما إلى ذلك.
خصائص كتابة تقرير الأعمال
تتميز التقارير عن غيرها من الأوراق والوثائق بمراعاة بعض النقاط التي تميزها وخاصة تقارير العمل. في النص التالي ، سيتم ذكر عدد من الخصائص التي تميز تقرير العمل عن الآخرين:
- عند الكتابة ، ركز على أهم المعلومات المتعلقة بموضوع التقرير.
- عند كتابة تقرير وظيفي ، يجب الحرص على أن تكون دقيقة وذات مصداقية وتجنب الغموض والمعلومات المضللة.
- يجب اعتماد الكتابة الواضحة حتى لا تسبب الرسالة أي إرباك للقارئ.
- يجب تقديم المعلومات بإيجاز وتجنب التفسيرات المطولة.
أهمية تقرير الوظيفة
تقارير العمل ذات أهمية كبيرة في الشركات والمؤسسات من خلال التواصل والتواصل بين الوحدات الإدارية المختلفة في المؤسسة ، كما سيتم ذكر أهمية التقرير بالتفصيل:
- تقارير العمل هي إحدى وسائل الاتصال ونقل المعلومات لأنها تعتمد على التحقيق والبحث ثم تحليل البيانات ومن ثم تقديمها في شكل معلومات.
- تغطي التقارير مجموعة واسعة من الموضوعات المختلفة والقضايا المهمة وتعرضها بشكل واضح ودقيق.
- يتم ترتيب المعلومات الواردة في التقارير وترتيبها لتمكين القارئ من فهم واستخدام المعلومات الواردة فيها بشكل جيد.
كيفية كتابة التقارير pdf
تتطلب كتابة التقارير بعض الخطوات المهمة التي لا ينبغي إغفالها للحصول على تقرير كامل ودقيق وقد توصلنا إلى معرفة الخطوات المختلفة اللازمة لذلك وقد يرغب البعض في الحصول على طريقة لكتابة التقارير بتنسيق pdf لقراءتها عبر الهاتف المحمول أو الكمبيوتر والاستفادة منه أثناء كتابة التقارير المطلوبة منه ويمكن للزوار الحصول على تقرير وظيفي بصيغة pdf مكتوب “”.
في نهاية المقال بعنوان كيفية كتابة بيان العمل ، تعرفنا على لمحة عامة عن بيان العمل ، وكذلك استمارة كتابة بيان العمل النهائي ونموذج التقرير اليومي عن التقدم المحرز في وكذلك خصائص بيان العمل وأهمية بيان العمل ، وبفضل ذلك تعلمنا كيفية كتابة التقارير اليومية.